Centralino cloud vs centralino tradizionale: quale scegliere?
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In un periodo in cui la digitalizzazione accelera in ogni settore, anche la telefonia aziendale sta vivendo una trasformazione importante. Le imprese che fino a qualche anno fa si affidavano a centralini fisici, oggi possono scegliere soluzioni in cloud più flessibili e scalabili. Ma quale conviene davvero? E cosa cambia in termini di costi, gestione e produttività?
Vediamolo insieme, prendendo come riferimento anche il servizio di centralino cloud incluso nell’offerta Fastweb Unlimited Business, pensato proprio per le piccole e medie imprese.
Cos’è un centralino tradizionale e cos’è un centralino cloud?
Il centralino tradizionale, spesso chiamato PBX (Private Branch Exchange), è un apparato fisico installato all’interno dell’azienda. Gestisce le chiamate in entrata e in uscita, collega i vari interni e consente alcune funzioni di base, come trasferimenti e segreteria. È un sistema stabile, ma richiede hardware dedicato, manutenzione tecnica e cablaggio interno.
Il centralino cloud, invece, è un sistema virtuale: non serve alcun server in sede, perché tutto avviene via internet (VoIP). Il fornitore gestisce l’infrastruttura da remoto e l’azienda accede tramite un’interfaccia online o con app dedicate. Questo permette di aggiungere interni, modificare configurazioni o rispondere alle chiamate anche da smartphone e computer, senza vincoli fisici.
Pro e contro: meglio il centralino tradizionale o il cloud?
Il centralino tradizionale offre un vantaggio chiaro: il controllo completo dell’infrastruttura. Le aziende che hanno già una rete stabile e personale tecnico interno possono gestirlo in autonomia, senza dipendere da un provider esterno. Inoltre, in contesti con connessioni internet instabili, un centralino fisico garantisce continuità.
Tuttavia, comporta costi iniziali elevati (server, telefoni, cablaggi) e spese periodiche di manutenzione. Ogni modifica richiede interventi tecnici e tempi lunghi. Anche la gestione del lavoro da remoto risulta complicata: un sistema progettato per restare “in sede” non si adatta facilmente alla flessibilità odierna.
Il centralino cloud, al contrario, riduce i costi d’ingresso e semplifica la gestione. Il canone mensile include aggiornamenti, assistenza e manutenzione. Aggiungere utenti o sedi è immediato e la qualità delle chiamate dipende solo dalla connessione internet.
In più, i sistemi moderni offrono funzionalità avanzate come messaggistica interna, videoconferenze, report e integrazione con CRM o software gestionali. L’unico vero limite è la dipendenza dalla rete: se la connessione è instabile o insufficiente, la qualità delle chiamate può risentirne. Per questo è essenziale disporre di una fibra performante e stabile.
| Caratteristica | Centralino Tradizionale (PBX) | Centralino Cloud (VoIP) |
|---|---|---|
| Installazione | In sede, con hardware dedicato | Remota, via internet |
| Costi iniziali | Elevati (hardware, cablaggi, licenze) | Minimi o nulli |
| Manutenzione | A carico dell’azienda | Inclusa nel canone |
| Scalabilità | Limitata e lenta | Immediata e illimitata |
| Smart working | Difficile, richiede configurazioni VPN | Nativo e accessibile da ovunque |
| Aggiornamenti | Manuali, gestiti internamente | Automatici, gestiti dal provider |
| Integrazione software (CRM, gestionali) | Limitata o assente | Completa e immediata |
| Affidabilità | Elevata anche senza internet | Dipende dalla qualità della connessione |
| Ideale per | Aziende con personale IT e sedi fisse | Imprese dinamiche, in crescita, multi-sede |
Costi e modelli di gestione
Un centralino tradizionale richiede un investimento iniziale consistente. Oltre all’acquisto dell’hardware, bisogna considerare i costi di installazione, le licenze software, la manutenzione e le eventuali sostituzioni di componenti. Nel lungo periodo, il totale può superare quello di un abbonamento cloud, specialmente se l’azienda cresce o cambia spesso configurazione.
Con un centralino cloud, il modello è completamente diverso: si paga un canone fisso mensile, spesso proporzionale al numero di utenti o di linee. Il fornitore si occupa di tutto (aggiornamenti, backup, assistenza) e l’azienda non deve investire in apparecchiature costose.
Nel caso di Fastweb Unlimited Business, il centralino VoIP “Evolution” è già incluso nel pacchetto: comprende internet in fibra ultraveloce, traffico voce illimitato e gestione fino a otto linee. Non sono previsti costi di manutenzione e il sistema può essere ampliato facilmente con nuove postazioni o sedi aggiuntive. Se vuoi maggiori informazioni, puoi chiedere di essere ricontattato direttamente da Fastweb.
Scalabilità e flessibilità del centralino cloud
Una delle differenze più marcate tra le due soluzioni è la scalabilità.
Con un centralino tradizionale, aggiungere linee o interni comporta quasi sempre interventi tecnici o nuovi moduli hardware. Ogni variazione può richiedere tempo e spese aggiuntive. Nel cloud, invece, tutto è immediato: bastano pochi clic per attivare un nuovo interno o aggiornare una configurazione. Questo rende il sistema perfetto per le aziende che crescono o che hanno sedi distribuite.
La flessibilità è un altro punto forte: è possibile gestire più sedi con un’unica interfaccia centralizzata, o deviare automaticamente le chiamate in caso di guasto o chiusura temporanea della sede principale.
Smart working e collaborazione
Oggi lo smart working è parte integrante del lavoro di molte aziende. Con un centralino tradizionale, restare connessi fuori sede è complesso: servono VPN, configurazioni personalizzate o hardware dedicato.
Il centralino cloud, invece, nasce già con questa logica: ogni dipendente può accedere al proprio interno aziendale da smartphone, tablet o PC, ovunque si trovi.
Le chiamate si gestiscono come in ufficio, ma con in più la possibilità di utilizzare chat interne, videoconferenze e strumenti di collaborazione integrati. Questo semplifica la comunicazione e aumenta la produttività, soprattutto in team distribuiti o in aziende che lavorano su progetti condivisi.
Funzionalità evolute
I moderni centralini cloud offrono molto più della semplice gestione delle chiamate. È possibile:
- impostare menu vocali interattivi (IVR);
- creare code di attesa intelligenti;
- integrare il sistema con il CRM aziendale;
- registrare le conversazioni o generare statistiche dettagliate;
- gestire più sedi con un’unica interfaccia.
Nel caso di Fastweb, il centralino incluso nell’offerta Unlimited Business integra queste funzioni e permette anche l’uso combinato di telefoni IP, app e computer. Le configurazioni si gestiscono da un pannello web intuitivo, senza interventi tecnici o costi nascosti. Puoi avere maggiori informazioni sulle caratteristiche del centralino cloud di Fastweb facendoti richiamare da un operatore su Fastweb.it
Quando scegliere l’uno o l’altro?
Un centralino tradizionale può essere adatto a realtà che:
- hanno infrastrutture già operative e personale IT interno;
- operano in aree dove la connessione internet non è ancora stabile;
- richiedono un controllo completo sui propri sistemi per ragioni di sicurezza o compliance.
Un centralino cloud, invece, è la scelta ideale per:
- aziende in crescita o con più sedi;
- imprese che adottano lo smart working;
- chi vuole ridurre i costi di gestione e semplificare la manutenzione;
- chi ha bisogno di integrare telefonia e strumenti digitali (CRM, software gestionali, app collaborative).
Come decidere tra l'uno e l'altro? Prima di scegliere, è utile valutare alcuni aspetti pratici come la qualità della connessione internet aziendale, il numero di interni attuali e futuri, la necessità di lavorare da remoto, il budget disponibile e i costi di manutenzione e, infine, la possibilità di integrazione con altri strumenti aziendali.
Una breve analisi di questi punti consente di capire quale soluzione sia davvero sostenibile nel tempo, sia dal punto di vista tecnico che economico.
